POLÍTICAS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CONSCIENTE DOC ME UP S.A.S.
OBJETO
Este documento contiene los lineamientos necesarios para dar cumplimiento a la legislación vigente sobre datos personales ley 1581 de 2012 (demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), recolectados por parte de DOC ME UP S.A.S., en la prestación de sus actividades de servicios de promocionar, ejecución y desarrollo actividades relacionadas directa o indirectamente con la salud, con el propósito de informar la finalidad de la recolección de los datos, el uso de los mismos, forma de protección y los principios que rigen esta actividad por ley, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos con los que cuenta para ejercer los mismos.
Este documento es aplicable al tratamiento de la información recibida de nuestros Pacientes, empleados, proveedores y contratistas en cada una de nuestras unidades de negocios y constituye el marco general de referencia de las políticas específicas.
Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad de los datos de todos los clientes, proveedores, y empleados de quienes se han obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos.
1. ALCANCE
Esta Política de Protección de datos personales, se aplicará a todas las bases de datos y/o Archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de DOC ME UP S.A.S.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
DOC ME UP S.A.S., empresa colombiana legalmente constituida, identificada con NIT 901627859-1, domiciliado en la ciudad de Medellín, Antioquia Colombia, con correo electrónico heyconsultorio@gmail.com, teléfono 3023427951.
3. MARCO LEGAL
Constitución Política artículo 15 y 20.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario 1377 de 2013
Sentencia 748 del 2011, de la Corte Constitucional.
4. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
a. Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
b. Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
c. Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio
d. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dentro de dicha categoría es posible encontrar el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, entre otros.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, DOC ME UP S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los principios, con los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia
En el tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo Podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad
La información sujeta a tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
6. TIPO DE DATOS QUE SE PUEDEN RECOLECTAR
En el contexto de políticas de protección de datos personales de la empresa DOC ME UP S.A.S., Para asegurar el cumplimiento de nuestras responsabilidades legales y brindar un servicio óptimo. La empresa podrá recopilar datos Público, dato semiprivado, dato privado y datos sensibles de pacientes y/o usuarios, empleados, proveedores, así como de cualquier persona natural o jurídica que tenga relación comercial con la empresa.
Sin embargo, es primordial reconocer y respetar el derecho de privacidad de
nuestros usuarios y/o pacientes, así como de candidatos en proceso de selección, empleados, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica vinculada con nuestra institución.
Entendemos que cada individuo tiene una expectativa razonable de privacidad, por lo que nos comprometemos a gestionar de manera diligente y responsable la información recopilada, velando en todo momento por salvaguardar la confidencialidad y seguridad de dichos datos sensibles.
7. FINALIDAD
El tratamiento de los datos personales de cualquier persona con la cual DOC ME UP S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación comercial, permanente u ocasional, serán sometidos al marco legal que regula la materia, y su finalidad será para el cumplimiento del objeto social de la compañía. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
A. Cuando DOC ME UP S.A.S. contrate en el desarrollar de sus fines.
B. El Contacto con clientes, pacientes, candidatos, usuarios, empleados o proveedores en el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que se tengan.
C. Para prestar el servicio de salud.
D. Gestión de historias clínica físicas y electrónicas: Almacenamiento y actualización de información medica de pacientes para garantizar un seguimiento adecuado de su salud y tratamiento.
E. Cumplimiento legal y regulación en materia de salud.
F. Cuando DOC ME UP S.A.S. Efectuará las gestiones pertinentes en el desarrollo de las etapas precontractuales, contractuales y post contractual en relación con cualquiera de servicios ofrecidos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie.
G. Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como, sin que sea estos las únicos: promoción, ejecución y desarrollo de todo tipo de actividades relacionadas directa o indirectamente con la salud, Prestación de servicios médicos profesionales en diferentes especialidades.
Constituir, administrar y explotar cualquier clase de establecimiento en salud como consultorios médicos, hospitalarios, por cuenta propia o ajena.
Desarrollar todo tipo de actividades industriales y comercial destinadas a satisfacer las necesidades propias de la salud.
H. Ejecutar el servicio, entre otras para las cuales la empresa DOC ME UP S.A.S. desarrolle su actividad.
A. Envío de información de los clientes, usuarios, empleados a las diferentes entidades públicos de salud pública y seguridad pública, de emergencia o judiciales por solicitud expresa del clientes, usuarios, empleados o las mismas.
B. Registro de la información personal de los usuarios, clientes, empleados y proveedores de las Compañía.
C. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía.
D. Que los datos sean almacenados y/o procesados en los computadores y en la nube, los cuales puedan ser utilizados en las actividades que desarrolla DOC ME UP S.A.S. , así como en medio físico y/o magnético directamente en la oficina.
E. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del objeto social, de la utilización de la aplicación móvil, de los contratos y/o relación con los usuarios, trabajadores, distribuidores, proveedores, acreedores o deudores y la Compañía.
F. Adicionalmente, los datos recolectados, al aceptar las políticas incluidas en el presente documento, autorizan expresamente a DOC ME UP S.A.S. , para:
Usar los datos suministrados por ellos, a través de documentos y otros, para el manejo de la información de los diferentes procesos que cumplan los fines de la compañía.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con las actividades de DOC ME UP S.A.S.
Informar sobre cambios y proceso prestados por la compaña. Evaluar la calidad de los servicios.
Permitir el acceso a la información a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial, Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
Dado que la empresa DOC ME UP S.A.S. es una empresa transparente con el cliente, esta no realizara tratamientos de datos que no se encuentren destinados a los anteriormente presentados.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
a. Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales a través del correo electrónico clientes, usuarios, empleados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la DOC ME UP S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por la DOC ME UP S.A.S. , previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la DOC ME UP S.A.S. .
e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
g. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, o por el representante, causahabientes y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
9. ÁREA RESPONSABLE
El área administrativa de DOC ME UP S.A.S. tiene a su cargo la implementación, capacitación y observancia de la Política de protección de datos. Para tal efecto, se debe de dar traslado a esta área de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de datos personales.
10. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
DOC ME UP S.A.S., obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos formularios digitales, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales.
11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
B. Datos de naturaleza pública.
C. Casos de urgencia médica o sanitaria.
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
E. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a DOC ME UP S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
DOC ME UP S.A.S. adoptará las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
14. AVISO DE PRIVACIDAD
DOC ME UP S.A.S., cuenta con el aviso de privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al titular de datos personales a través de medios de comunicación de la compañía, Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.
15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
A. El solicitante se deberá Comunica con DOC ME UP S.A.S. al correo electrónico: heyconsultorio@gmail.com y teléfonos +57 3023427951 o solicitud de petición a los formularios dispuestos en la página web o la aplicación.
B. Para la correcta y completa consideración de la petición, solicitud o reclamo, se debe allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
C. Dicha consulta será atendida por el departamento GESTION ADMINISTRATIVO de DOC ME UP S.A.S., en el término máximo dictado por la ley en los casos de petición de formación.
D. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se pondrá en conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
E. Verificada la información del peticionario, se procederá a dar respuesta a la solicitud y se enviará a la dirección de correo electrónico de notificación del solicitante.
F. Una vez efectuada la petición completa, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.
16. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Respecto a los vínculos permanentes u ocasionales con entidades nacionales e internacionales, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales por parte de DOC ME UP S.A.S. de los titulares.
La transferencia a terceros, que reciban los datos, únicamente podrán ser utilizados para tratamiento relacionados por DOC ME UP S.A.S., y mientras los procesos estén activos no podrá ser usada o destinada para propósito o fines diferentes.
Las transmisiones de datos personales que efectúe la DOC ME UP S.A.S. no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, ya que el contrato de transmisión de datos personales se encuentra aprobado según el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Con la aceptación de la presente política, el titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la DOC ME UP S.A.S.
17. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS
DOC ME UP S.A.S. se reserva el derecho de modificar la política de Protección de datos personales en cualquier momento. toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
18. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Entra en vigencia esta política de protección de datos.
La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.